【新卒向け】総務の志望動機の書き方例文！面接で伝える際のポイント

総務は幅広い業務を担い、企業全体を支える重要な職種です。しかし「営業や企画などと比べて、総務の志望動機は書きづらい」と感じる方は少なくありません。

そこで本記事では、総務の仕事内容の理解から採用担当者が評価するポイント、例文まで幅広く解説します。

「魅力ある志望動機になっているか不安…」と思ったら、第三者に相談するのも一つの手です。

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この記事で分かること（目次）

1. 総務とはどんな仕事か
2. 総務で求められるスキル・資質
3. 総務の志望動機で採用担当者が見ているポイント
4. 総務の志望動機の書き方【4ステップ】
5. 【タイプ別】総務の志望動機の例文
6. 総務の志望動機で気をつけたい「よくある注意点」
7. 面接で総務の志望動機を伝える際のポイント
8. 総務の志望動機に関するよくある質問
9. 総務の志望動機の書き方に悩んだら第三者に相談しよう

総務とはどんな仕事か

志望動機を書く前に、まず総務がどのような仕事かを正しく理解しておきましょう。

「なんとなく事務関連の仕事だと思う」という漠然としたイメージで志望動機を書いてしまうと、業務理解の浅さが採用担当者に伝わってしまいます。

総務の具体的な業務内容を把握したうえで、自分の強みとの接点を見つけることが説得力のある志望動機づくりの第一歩です。

総務の主な業務内容

総務は、企業が円滑に機能するために非常に幅広い業務を担当します。企業の規模や業種によって業務範囲は異なりますが、主に以下のような業務を担います。

• 備品・消耗品の管理・発注
• 社内規程の整備・運用
• 社内イベントの企画・運営
• 福利厚生制度の管理・運用
• 株主総会・取締役会の運営サポート
• 施設・オフィス環境の管理
• 社内外からの問い合わせ対応

総務の魅力とやりがい

総務の魅力は、企業全体に関わることができる点です。

特定の部署や顧客だけでなく、社員全員の働きやすい環境をつくることが総務の役割であり、自分の仕事が組織全体に影響を与えるという大きなやりがいがあります。

また、法務・労務・経理など幅広い知識が身につき、ビジネスパーソンとしての総合力を高められる点も魅力のひとつです。

総務と他の管理部門との違い

「総務・人事・経理・法務」はいずれも管理部門に分類されますが、それぞれ担う役割は異なります。

志望動機を書く際は「なぜ人事や経理ではなく総務なのか」を説明できると、業務理解の深さが採用担当者に伝わります。

なお、総務・人事・経理・法務の役割の違いは、以下の通りです。

項目	総務	人事	経理	法務
主な役割	会社全体が円滑に機能するための環境整備・社内インフラの維持管理を担う	採用・育成・評価・配置など、社員に関わるすべての業務を担う	日々の取引の記録・管理から財務諸表の作成まで、お金の流れを管理する	契約書の審査・作成や法的リスクの管理など、法律面から会社を守る
主な業務内容	備品管理・施設管理・社内規程の整備・社内イベント運営・株主総会サポートなど	採用活動・入退社手続き・給与計算・研修企画・評価制度の運用など	仕訳・帳簿管理・決算書作成・税務申告・予算管理・資金繰りなど	契約書の審査・作成・法的トラブル対応・コンプライアンス推進・知的財産管理など
主な関わり先	社内全部署・社員全員・外部業者・株主など	求職者・社員・各部署の管理職・社会保険労務士・外部研修会社など	各部署の担当者・税理士・公認会計士・金融機関・税務署など	各部署の担当者・弁護士・取引先・行政機関など
求められるスキル	正確な事務処理能力・マルチタスク力・ホスピタリティ・幅広い業務への対応力	傾聴力・コミュニケーション力・労働法の知識・組織課題への問題意識	数字への正確性・会計・税務の専門知識・分析力・論理的思考力	法律の専門知識・文章読解力・リスク察知力・交渉力
活かせる資格	ビジネス文書検定・秘書検定など	キャリアコンサルタントなど	日商簿記検定・ファイナンシャル・プランニング技能検定（FP技能検定）など	ビジネス実務法務検定など
仕事のやりがい	会社全体の働きやすい環境をつくることで全社員の業務を支えられる	採用した人材が活躍する姿や社員の成長を間近で見られる	数字を通じて会社の経営状況を正確に把握し経営判断を支えられる	法的リスクから会社を守り、健全な事業運営に貢献できる
向いている方の特徴	気配りができる方・幅広い業務を柔軟にこなせる方・組織全体を俯瞰できる方	人に関心がある方・組織づくりに貢献したい方・傾聴力がある方	数字が得意な方・正確さにこだわれる方・コツコツ積み上げることが好きな方	法律に興味がある方・論理的思考力がある方・リスクに敏感な方

総務で求められるスキル・資質

採用担当者は志望動機を通じて「この学生は総務職として活躍できるか」を見極めようとしています。

総務で求められるスキルや資質を理解したうえで、自分の強みがどれに当てはまるかを整理しておきましょう。

事務処理能力・正確性

総務では、社内規程の管理や各種手続きなど、正確さが求められる書類作業が多くあります。

ミスが社内全体に影響を及ぼすこともあるため、細部まで丁寧に処理できる正確性は総務の根幹となるスキルです。

日常の中で「正確さへのこだわり」を発揮したエピソードを探してみましょう。

たとえば、アルバイトの入出金管理を任されてミスなく記録し続けた経験、サークルで会計担当として収支報告書を作成した経験なども、立派なアピール材料になります。

「特別な経験がない」と感じている方も、日常の小さな積み重ねを丁寧に振り返ってみると、意外なほど豊富なエピソードが見つかることが多いです。

マルチタスク処理能力

総務は、同時に複数の業務を抱えることが多く、優先順位をつけながら効率よく処理する力が求められます。

たとえば、社内イベントの準備をしながら備品の発注対応や来客対応をこなすといったシーンは、総務の日常として珍しくありません。

「あれもこれも同時進行」という状況をストレスとして感じるのではなく、むしろ「段取りを組んでテキパキとこなすのが得意」という方は、総務適性をアピールする大きなチャンスです。

学生時代に複数の役割を掛け持ちした経験がある方は、そのエピソードを具体的に志望動機に盛り込むことを意識しましょう。

スケジュール管理力

締め切りが重なる状況でも落ち着いて対処できるスケジュール管理力は、総務において特に重視されるスキルのひとつです。

総務の業務には、株主総会や社内イベントのような「絶対に遅れが許されない締め切り」が存在します。

そのような場面でも逆算思考を持って準備を進め、想定外のトラブルにも柔軟に対応できる力は、採用担当者が高く評価するポイントのひとつです。

ゼミの発表準備やアルバイトのシフト管理など、自分がスケジュール管理に気を配った場面を振り返ってみましょう。

コミュニケーション能力

総務は社内のあらゆる部署・役職の人と関わる仕事です。

経営層から現場スタッフまで、幅広い相手に対して適切なコミュニケーションが取れる力が求められます。

ここで意識したいのは、「コミュニケーション能力」という言葉が広い意味を持つ点です。

総務に求められるのは、単に話しやすいというだけでなく、「相手の状況や立場に応じて伝え方を変えられる力」や「相手が何を求めているかを素早く汲み取る力」です。

志望動機の中でコミュニケーション能力をアピールする際は、「どの場面で」「どのように工夫してコミュニケーションを取ったか」という具体性を持たせることが重要です。

主体性

総務は「言われたことをこなす」だけでなく、社内の課題を自ら発見して改善策を提案する主体性も求められます。

「なぜそのプロセスが必要なのか」を常に考えながら業務に取り組み、より効率的な方法を模索できる問題解決力がある人材は、採用担当者から高く評価されます。

特に近年は、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の文脈で総務部門の役割が変化しており、紙ベースの業務をシステム化したり、社内の情報共有の仕組みを見直したりといった「業務改革」に主体的に関わることへの期待が高まっています。

「現状を当たり前だと思わず、より良い方法を考え続ける姿勢」を持っている方は、それを裏付けるエピソードとともに志望動機に反映させましょう。

総務の志望動機で採用担当者が見ているポイント

採用担当者は、志望動機から「この学生は本当に総務に向いているのか」や「入社後に活躍できるのか」を見極めようとしています。

以下のポイントを意識することが、他の就活生との差別化につながります。

なぜ総務なのか

「人の役に立ちたい」や「縁の下の力持ちになりたい」という表現は多くの学生が使うため、それだけでは差がつきません。

「なぜ他の職種ではなく総務なのか」を、自分の経験や価値観と結びつけて語れるかどうかが評価の分かれ目です。

採用担当者が見たいのは「なんとなく総務が向いていそう」という感覚的な理由ではなく、「こういう経験があり、こういう価値観を持っているからこそ、自分は総務という仕事を選ぶ」という必然性のある理由です。

自己分析を深めることで、この「必然性」を言語化できるようになります。

なぜこの企業の総務なのか

同じ総務でも、企業の規模・業種・成長ステージによって求められる役割は大きく異なります。

「この企業の総務だからこそ自分の強みが活きる」という接点を見つけることが、説得力のある志望動機につながります。

たとえば、急成長中のスタートアップ企業では「ゼロから仕組みをつくっていく」総務の役割が強く、大手企業では「既存の制度を精緻に運用・改善していく」役割が求められることが多いです。

「どの環境でどのような総務職として働きたいか」を自分の中で明確にしたうえで、志望企業のフェーズや特徴と照らし合わせることが、企業特有の志望動機をつくる鍵になります。

入社後の貢献イメージが具体的か

「縁の下の力持ちとして貢献したい」という表現は、入社後の姿を具体的にイメージさせる詳細部分まで説明できると説得力が高まります。

自分のどのような強みを活かして、具体的にどのような形で総務職として貢献するかを示すことが重要です。

さらに、総務職として入社した後のキャリアパス・目標まで語れると、より熱意が伝わりやすくなります。

どのようにステップアップしていくのかを知っておくと、志望動機で「入社後にどう貢献したいか（将来のビジョン）」をより具体的に語れるようになります。

企業によって異なりますが、一般的な総務のキャリアパス例は以下の通りです。

【1〜3年目】基礎業務の習得と社内ネットワークの構築

まずは備品管理、データ入力、来客対応、社内イベントのサポートなど、定型的な業務からスタートします。

この期間に、会社の事業内容や各部署の役割、社内の人間関係を深く理解し、全社員から頼られる総務職としての基礎力を身につけます。

【3〜5年目】業務改善・プロジェクトの主導

基礎業務に慣れてくると、現状の課題を解決する役割が求められます。

たとえば、社内ルールの見直し、社内DXの推進（ペーパーレス化やツールの導入）、オフィスのレイアウト変更など、会社をよりよくするためのプロジェクトなどにも携われる機会が企業によってはあります。

【5年目以降】経営視点を持った「戦略的総務」へのステップアップ

経営陣と連携し、働き方改革の推進や全社的なコスト削減、BCP（事業継続計画）の策定など、経営に直結する重要なミッションを担うことも企業によっては目指せます。

また、適性や希望に合わせて、人事や法務といった他の管理部門へ専門性を広げていくキャリアステップもあります。

総務の志望動機の書き方【4ステップ】

「志望動機を書こうとしても何から始めればよいかわからない」という方は、以下の4ステップで内容を整理してみましょう。

順番通りに進めることで、説得力のある志望動機が自然に組み立てられます。

①自己分析で「なぜ総務か」の根拠を見つける

まずは自分自身の経験・価値観・強みを棚卸しして、「なぜ総務なのか」の根拠となるエピソードを見つけましょう。

サークルの庶務担当・アルバイトでの裏方業務・学園祭の運営経験など、「組織を支えることにやりがいを感じた経験」が志望動機の素材になります。

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②企業研究で「なぜこの企業の総務か」を明確にする

次に、志望企業の事業内容・社風・成長ステージ・総務部門の役割を調べましょう。スタートアップ企業と大手企業では、総務に求められる役割が大きく異なります。

企業の採用ページ・IR資料・OB・OG訪問を活用し、「この企業の総務だからこそ自分の強みが活きる」という接点を見つけることが重要です。

企業研究の際は、「この会社の総務は今どのような課題に向き合っているか」という視点を持つことがポイントです。

採用ページの社員インタビューや説明会での質疑応答の内容から、総務部門が現在注力していることを読み取れると、「その課題に自分の強みで貢献できる」という説得力のある接点が生まれます。

③「総務である理由×その企業を志望する理由×貢献」の3要素を整理する

ステップ①と②で集めた素材を、以下の3要素に整理しましょう。この3点がそろうと、説得力のある志望動機の骨格が完成します。

• なぜ総務なのか（職種を選んだ理由）
• なぜこの企業の総務なのか（企業を選んだ理由）
• 入社後にどう貢献するか（強み・経験の活かし方）

この3つを箇条書きでメモしてから文章化に取り組むと、書きたいことが整理されてスムーズに志望動機の作成を進められます。

④PREP法で文章として組み立てる

整理した内容を、PREP法（結論→理由→具体例→結論）を使って文章にまとめましょう。

冒頭で「なぜ総務・この企業を志望するか」という結論を述べ、理由・エピソードを続け、入社後の貢献で締めくくる構成が基本です。

文字数の目安はエントリーシートで300〜400字程度、履歴書で200〜300字程度です。

【PREP法の構成例】

• 結論：「私が総務・貴社を志望する理由は〇〇です」
• 理由：「なぜなら、〇〇という経験から〇〇を実感したからです」
• 具体例：「〇〇での経験で、〇〇という形で組織を支えました」
• 結論（貢献）：「この強みを活かし、貴社の総務職として〇〇に貢献したいと考えています」

【タイプ別】総務の志望動機の例文

総務の志望動機は、自分の経験やアピールしたいポイントによって切り口が変わります。

以下の例文を参考にしながら、自分のエピソードと組み合わせてオリジナルの志望動機を作り上げてください。

コミュニケーション力・サポート経験をアピールする場合の例文

総務では、社内外の多様な人と関わる機会が多くあります。「相手の状況を素早く把握して適切に対応できる力」を経験と結びつけてアピールできると効果的です。

例文

正確性・マルチタスク処理能力をアピールする場合の例文

複数の業務を同時に抱えながら正確に処理する力は、総務で特に重視されるスキルです。「締め切りを守りながら複数のタスクをこなした経験」を根拠として示せると効果的です。

例文

企業理念・社風への共感を軸にする場合の例文

志望企業の理念や社風に強く共感したことを起点にする場合は、「なぜ共感したのか」という自分の原体験を必ずセットにしましょう。企業理念をそのまま引用するだけでは差がつきません。

例文

主体性・業務改善への意欲をアピールする場合の例文

「言われたことをこなすだけでなく、より良い仕組みを自ら提案できる人材」は総務において高く評価されます。過去に業務改善や仕組みづくりに取り組んだ経験をエピソードとして示せると効果的です。

例文

総務の志望動機で気をつけたい「よくある注意点」

丁寧に書いた志望動機でも、伝え方によっては採用担当者に「少しもったいない」や「自社とマッチしないかも」と懸念を持たれてしまうパターンがあります。

提出前に、以下の注意点に当てはまっていないかを確認してみましょう。

「縁の下の力持ちになりたい」だけで終わっている

「縁の下の力持ちとして会社を支えたい」という表現は、総務の志望動機としてよく使われます。この表現自体は間違いではありませんが、それだけでは「具体的に何をしたいのか」が伝わりません。

採用担当者は数多くもの志望動機に目を通しており、「縁の下の力持ち」という言葉だけが並んでいると印象に残りにくくなってしまいます。

「どのような形で」「自分のどんな強みを活かして」貢献するのかまで語ることが重要です。

たとえば「〇〇の経験で培った正確性を活かし、社員が安心して業務に集中できる環境を整えたい」という形にすると、入社後の具体的な貢献イメージが伝わりやすくなります。

どの企業にも使い回せる内容になっている

「貴社の社風に魅力を感じました」や「幅広い業務に携わりたいです」だけでは、「なぜこの企業の総務なのか」が伝わりません。

志望企業の事業内容・規模・成長ステージと、自分の経験・価値観が結びついた内容に仕上げることが必須です。

「会社名を変えれば別の企業にもそのまま送れる志望動機」は、応募者が本気でその企業に入りたいと思っていないという印象を与える可能性があります。

必ず企業研究に基づいた「この企業でなければならない理由」を盛り込みましょう。

「安定していそうだから」「楽そうだから」という理由が透けて見える

「内勤でコツコツ働きたい」という表現だけでは、採用担当者に「楽な仕事を求めているのでは」と受け取られる可能性があります。

安定した環境への希望は「腰を据えて専門性を高めながら長期的に組織に貢献したい」という形に言い換えると、企業への貢献性も伝わります。

「安定志向」は決して悪いことではありませんが、採用担当者が評価したいのは「この会社で長く活躍してくれるか」という点です。

長期的なコミットメントと成長意欲をセットで伝えることで、ポジティブな印象に変えることができます。

受け身の表現に終始している

「総務職として様々なことを学びたい」や「会社のことを幅広く知りたい」という表現は、「自分のために会社を使おうとしている」と受け取られるリスクがあります。

「学んだことを活かして〇〇に貢献したい」という視点を必ずセットにしましょう。

就活生が学びたいという姿勢を持つことは自然なことですが、志望動機という文脈においては「会社への貢献」を主語に置けているかが、企業目線では大切になります。

「学びながら成長し、その成長を会社の発展に還元したい」という前向きな姿勢を感じさせる表現に変えるだけで、採用担当者の受ける印象は大きく変わります。

面接で総務の志望動機を伝える際のポイント

総務職の面接では、回答の内容だけでなく「この学生になら、社内の困りごとを安心して任せられそうか」という人柄や適性も見られている傾向があります。

総務職の面接だからこそ意識すべき、3つの重要なポイントを解説します。

地道な「裏方業務」に対する前向きな姿勢を示す

総務の仕事に対して、学生は「社内イベントの企画」や「制度づくり」といった華やかなイメージを持ちがちです。

しかし、実際には「蛍光灯の交換」「備品の棚卸し」「オフィスのレイアウト変更（力仕事）」など、泥臭く地道な業務も多く発生します。

そのため面接では、「地味で単調な仕事や、体力を使う仕事もありますが大丈夫ですか？」と適性を問われることがよくあります。

「問題ありません」と答えるだけでなく、「サークルでの裏方作業でも、それが組織の役に立っていると実感できることに喜びを感じていたので、地道な業務にも誇りを持って取り組みます」など、前向きな姿勢をエピソードとともに語れるようにしておきましょう。

採用担当者を「サポートする相手（社員）」だと思って接する

総務は、新入社員から社長まで、年齢も役職も異なるあらゆる社内の人と関わる仕事です。

そのため、採用担当者は「この学生の言葉遣いや表情は、社内の多様なメンバーに受け入れられるか」や「気持ちのよいコミュニケーションが取れるか」を面接での振る舞いそのものから判断しています。

面接の場では、採用担当者を「自分が将来サポートする社内の人」だと想像してコミュニケーションをとってみましょう。

質問の意図を正しく汲み取って的確に答える傾聴力や、想定外の質問が来ても焦らず誠実に対応する態度は、そのまま総務職としての「対人スキル」のアピールにつながります。

「受け身のサポート」ではなく「主体的な課題解決力」をアピールする

面接で「入社後にどう貢献したいか」を聞かれた際、「社員の皆様をサポートしたいです」や「言われたことを正確にこなします」という受け身の回答をしてしまう就活生は少なくありません。

しかし、企業が求めているのは「自ら社内の課題に気づき、改善できる総務」です。

「サポートする」という表現にとどまらず、「現場の社員からヒアリングを行って業務の無駄を見つけ、より働きやすいフローを提案したいです」といったようにアピールしましょう。

主体的に環境を良くしていく意志（課題解決力）を伝えられると、より視野の広い総務職への理解を示すことができます。

総務の志望動機に関するよくある質問

総務の志望動機に関するよくある質問に回答します。

Q. インターンをしていません。総務が未経験の場合、志望動機はどう書けばよいですか？

総務の経験がなくても、日常の経験の中から総務に通じる強みを見つけることができます。

たとえば、サークルや学園祭での運営・庶務担当の経験、アルバイトでの備品管理や複数業務の同時対応、ゼミでのスケジュール管理や資料作成など、「組織を支えた経験」はすべて志望動機の根拠になります。

大切なのは、自分の経験の中から「正確さ」「気配り」「マルチタスク力」「主体性」など、総務で求められる資質に通じるエピソードを具体的に示すことです。

また、なぜ他の職種ではなく総務を志望するのかという動機を、自分の価値観と結びつけて語れると、未経験でも説得力のある志望動機に仕上がります。

Q. 総務の志望動機で企業研究の際に何を調べればよいですか？

総務の志望動機で企業研究をする際は、以下の4つの観点を中心に調べることをおすすめします。

• 企業の規模・成長ステージ
  スタートアップ・中小企業・大手企業では総務に求められる役割が異なります。スタートアップでは仕組みづくりから携わる機会が多く、大手企業では専門的な業務を深く担当することが多い傾向があります。
• 企業の事業内容・社風
  総務は全部署と関わる職種のため、その会社がどのような事業をしていてどんな社員が働いているかを理解することが重要です。
• 総務部門の役割・取り組み
  採用ページや社員インタビューから、その企業の総務がどのような課題に取り組んでいるかを調べましょう。
• DX推進・働き方改革への姿勢
  業務効率化や社員の働きやすさへの取り組みを把握することで、「なぜこの企業の総務なのか」の根拠が見つかります。OB・OG訪問を活用して現場の声を聞くことも、企業研究を深めるうえで効果的です。

Q. 総務・人事・経理のどれを志望すべきか迷っています。どう決めればよいですか？

総務・人事・経理のどれを志望すべきかは、「自分がやりがいを感じる仕事の場面はどこか」を起点に考えるとよいでしょう。

以下の問いに答えることで、自分に向いている職種が見えてきます。

• 「組織全体の環境を整えることに喜びを感じる」→総務：会社全体のインフラを支え、社員全員の働きやすさに貢献することがやりがいになります。
• 「人の成長や採用に関わることに関心がある」→人事：人材の採用・育成・評価を通じて組織を強くすることに携わりたい方に特に向いています。
• 「数字を通じて会社の経営を支えたい」→経理：正確なデータ管理と財務分析で経営判断を支えることにやりがいを感じる方に特に向いています。

総務・人事・経理のどれを志望すべきか迷っている場合は、OB・OG訪問や会社説明会で実際に働いている方の話を聞くことをおすすめします。

また、マイナビ新卒紹介のキャリアアドバイザーに相談することで、自己分析をもとに自分に合った職種を一緒に整理することも可能です。

総務の志望動機の書き方に悩んだら第三者に相談しよう

総務の志望動機では、次の3つのポイントを押さえることが重要です。

• 「なぜ総務なのか」という明確な理由
• 他社ではなく貴社を志望する理由
• 入社後の貢献を自分のエピソードと結びつけて語り切ること

よくありがちな「縁の下の力持ち」という表現に頼るだけでなく、自分ならではの強みと経験を具体的に示すことで、採用担当者に熱意の高さを伝える志望動機を作成できます。

志望動機の作成や企業選びに迷ったときは、就活エージェントや学校のキャリアセンターなどの第三者に相談することをおすすめします。

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もし就活に関する悩みや不安があるなら、一人で抱え込まず、まずは気軽に無料オンライン面談で今困っていることを話してみるところから始めてみませんか。

実際に就活支援サービスを使うかどうかは、その後決めて問題ありません。
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