エントリーシート（ES）をどこでダウンロードすればよいのかわからない、どの形式を選べばよいのかわからないなどで手が止まっていませんか。
ここでは、ESの入手方法から形式別の注意点までを網羅的に整理します。
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この記事で分かること（目次）
- エントリーシート（ES）のダウンロード方法はどこがいい？
- エントリーシートのダウンロード前に確認したい注意点は？
- エントリーシートがダウンロードできない原因は？
- 形式別のトラブルや注意点｜PDF・Word・Excelのポイント
- ダウンロードしたエントリーシートの提出方法（Web・メール・郵送・手渡し）
- エントリーシート提出前に何を確認する？最終チェックリスト
- エントリーシートのダウンロードに関するよくある質問
- エントリーシート提出までをスムーズにするために
エントリーシート（ES）のダウンロード方法は？
就活におけるエントリーシート（ES）の入手経路は企業によって異なります。まずは「どこから入手するか」を特定し、指定された手順に沿って準備するとスムーズです。
入手先さえ特定できれば、あとは指定された手順に沿って準備を進めるだけですので、まずは落ち着いて確認することが大切です。
企業の採用ページ・マイページ
一般的なのが、企業の採用サイトや、プレエントリー後にIDとパスワードが発行される「マイページ」からダウンロードするケースです。
この場合、ESのデータ（PDFやWordなど）がマイページ内のお知らせ欄や「レターボックス」や「メッセージ」といった項目に掲載されていることが多いです。
提出もそのままマイページ上のフォームからアップロードする形式で完結することがほとんどです。一方で、ダウンロードしたファイルを印刷して郵送するパターンもまれにありますので、画面上の指示をよく読むようにしましょう。
就活サイト（ナビサイト）の企業ページ
就活情報サイトで企業に応募する場合は、利用サイトからエントリーシートをダウンロードする方法もあります。
なお、就活情報サイトによってはエントリーシートを一元管理するシステムがあり、1つのエントリーシートで複数の企業にエントリーシートの提出が出来るケースもあります。
複数のナビサイトを併用して多くの企業に応募していると、「どの企業のESをどこからダウンロードしたか」がわからなくなりがちです。
そのため、ダウンロードしたデータは「企業名_ES」のように名前を変えて、企業ごとにフォルダを分けて保存しておくことをおすすめします。
案内メール／LINEの添付・リンク
会社説明会に参加した後などに送られてくる案内メールや、企業の公式LINEアカウントからのメッセージに、ESのデータが直接添付されていたり、ダウンロード用のURLが記載されていたりすることもあります。
この場合、ダウンロードリンクに有効期限が設定されていたり、ファイルを開くためのパスワードが別途記載されていたりすることがあるため注意が必要です。
「迷惑メールフォルダ」に入ってしまっている可能性もあるので、メールが届かない場合はそちらも確認してみましょう。
郵送で届く／郵送指定で入手する
Webでのやり取りが主流になりつつありますが、企業によっては会社案内などの資料と一緒に、紙のESが郵送で送られてくることもあります。
また、こちらから資料請求を行い、返信用封筒を送ってESを取り寄せる形式をとる企業も存在します。
郵送の場合は手元に届くまでに数日かかる可能性がありますし、土日祝日は配達が行われない場合もあります。締切直前になって慌てないよう、余裕を持って手配を進めることが重要です。
説明会・インターンで配布（紙・データ）
対面での会社説明会やインターンシップ&キャリアの会場で、紙のエントリーシートが直接配布されることもあります。
この場合、その場で受け取った用紙がそのまま提出用の原本となるケースもあれば、QRコードなどからその場でデータをダウンロードするケースもあります。
紙で配布された場合は、予備がないことが多いため、書き損じに備えてコピーをとっておくか、鉛筆で下書きをするなどの対策が必要です。
また、カバンの中で折れ曲がったり汚れたりしないよう、クリアファイルを常に持ち歩いておくと安心でしょう。
エントリーシートのダウンロード前に確認したい注意点は？
「ダウンロードできたのに、いざ提出しようとしたら形式が違って受け付けられなかった」というトラブルは意外と少なくありません。
作業を無駄にしないためにも、ダウンロードする段階で確認しておきたいポイントをご紹介します。
これらを先にチェックしておくだけで、後々の手戻りを減らしやすくなります。
ダウンロード期限と提出期限は別に管理する
ダウンロード期限と提出期限が異なる場合があります。
たとえば、提出期限は来月末まであるけれど、ESのダウンロード自体は今週中で締め切られてしまう、といったケースがあります。
ダウンロード期限を過ぎてしまうと、そもそも応募手続きが進められなくなる場合があります。
スケジュール帳や管理アプリには、提出締切日だけでなくダウンロード期限も忘れずに記入し、気づいた時点で早めに端末へ保存しておきましょう。
指定のファイル形式・サイズ（A4/B5、縦横、ページ数）を確認する
企業が指定するファイル形式や用紙サイズも重要なチェックポイントです。
たとえば、「A4サイズで印刷して提出」と指定されているのに、家庭用プリンターの設定ミスでB5サイズで出力してしまったり、縦向き指定を見落としてしまったりすることがあります。
また、オンライン提出の場合でも「PDF形式でアップロードしてください」という指定があるのに、Wordファイルのまま提出しようとしてエラーになることもあります。
特に、ページ数が複数にわたる場合は「片面印刷か両面印刷か」の指定も含めて、募集要項を細部まで確認しておきましょう。
記入方法・提出ルール（手書き／PC入力、署名、写真、ファイル名）を確認する
ESを入手したら、まずは記入に関するルールを確認しましょう。
「手書きのみ可」なのか、「PC入力でもOK」なのかによって、準備にかかる時間が大きく変わります。
基本的に、「指定がない場合はPCで、手書き指定がある場合だけ手書きで対応する」という考え方が一つの目安になります。
PCでの作成をおすすめする理由は次の通りです。
- 作成時の効率性が上がる
- リスク管理がしやすい
- 採用担当者が読みやすい
- 企業側がデータ管理をしやすい
それでもあえて手書きを指定する企業はそれなりの意図があることが考えられるため、手書きESの目的などを確認してかなり丁寧に仕上げる必要があるでしょう。
企業によっては「人柄を見るために手書きを重視する」という場合もあります。
また、オンライン提出の場合の「ファイル名の付け方（例：エントリーシート_氏名.pdf）」や、証明写真データの貼り付け方、手書き署名が必要かも確認が必要です。
これらは提出直前になって気づくと修正に時間がかかるため、ダウンロードした直後に一度全体に目を通しておくことをおすすめします。
エントリーシートがダウンロードできない原因は？
「ダウンロードボタンを押しても反応しない」または「ファイルが開けない」といったトラブルは、焦れば焦るほど原因が見えなくなりがちです。
原因が自分の使っている「端末・ブラウザ」にあるのか、それとも企業のシステム側の「リンク・権限」にあるのかを冷静に切り分けることが解決につながりやすいです。
ここでは、ESをダウンロードできない時の解決法を紹介します。
1）ブラウザ・端末を変えて試す
手軽で効果的な対処法は、使用環境を変えてみることです。普段使っているブラウザ（例：EdgeやSafariなど）でうまくいかない場合は、Google ChromeやFirefoxなど別のブラウザを試してみてください。
また、スマートフォンのブラウザでは、特定のファイル形式（特に圧縮ファイルや特殊なPDF）がうまくダウンロードできないことがあります。
スマホで開けない場合、PCからアクセスしてみることですぐに解決できることも多いです。重要な書類ですので、可能であればPC環境で確認・作業することをおすすめします。
2）通信環境を確認し、再ログイン・再ダウンロードする
カフェや駅などの不安定なフリーWi-Fiを使っていると、ダウンロードが途中で止まってしまい、ファイルが破損して開けなくなることがあります。
一度Wi-Fiを切ってモバイルデータ通信に切り替えるか、自宅などの安定した回線で再度試してみてください。
また、マイページのセッション切れ（長時間放置によるログアウト）が原因の場合もあります。一度ログアウトしてから再度ログインし直したり、ブラウザのキャッシュ（履歴）を削除してからアクセスし直したりすることで改善することもあります。
3）大学のPC・学内設備を使う
自宅のPCが古かったり、必要なソフト（WordやExcelなど）が入っていなかったりしてファイルが開けない場合は、大学のPCルームやキャリアセンターの設備を利用しましょう。
大学のPCは基本的に一般的なビジネス文書が開ける環境が整っており、困ったときに職員の方へ相談ができるメリットもあります。
プリンターも高性能なものが使えるため、印刷の失敗も防ぎやすいです。
4）解決しない場合は企業に連絡する
あらゆる手段を試しても解決しない場合や、そもそもダウンロードリンク自体が切れている（404エラーなど）場合は、企業側の設定や権限が原因の可能性もあります。締切が迫っているなら、遠慮せずに企業へ問い合わせましょう。
ただし、連絡する際は「ダウンロードできません」と伝えるだけではなく、「氏名」「学校名」「応募職種」に加え、「どの画面（URL）で」「どのようなエラーメッセージが出るか（可能なら画面のスクリーンショットを添付）」、「ブラウザの変更など何を試したか」を簡潔に伝えてください。
企業側も原因を特定しやすく、スムーズに対応していただけます。
形式別のトラブルや注意点｜PDF・Word・Excelのポイント
エントリーシートのデータ形式には主にPDF、Word、Excelの3種類があり、それぞれ起きやすいトラブルや対処法が異なります。
自分が扱うファイル形式の特徴を事前に把握しておくと、いざという時に慌てずに済むでしょう。ここでは形式ごとのよくある悩みとポイントを整理します。
PDF（開けない／入力できない／文字が消える）
PDF形式は、どんな端末で見てもレイアウトが崩れにくいため、多くの企業で採用されています。
しかし、あくまで「閲覧用」として配布されている場合があり、そのままだと文字入力ができないことがあります。その場合は印刷して手書きするか、PDF編集ソフトを使って入力欄を作成する必要があります。
また、ブラウザ上で直接入力できるタイプのエントリーシートでも、使用するブラウザやアプリによっては入力した文字が保存されずに消えてしまったり、日本語入力がうまくできなかったりすることがあります。
作業中はこまめに保存し、可能であればAdobe Acrobat Readerなどのソフトを使って入力するとトラブルが少なくなります。
Word（レイアウト崩れ／フォント違い）
Word形式は文章の編集がしやすく、PC作成派の学生には馴染み深い形式です。
一方で、作成したPCと企業側のPCでバージョンや環境が異なると、改行位置がずれたり、意図しない場所でページがまたがったりする「レイアウト崩れ」が起きやすいのが難点です。
これを防ぐためには、提出前に必ずPDF形式に変換して保存し、見た目が崩れていないかを確認してから提出しましょう。
また、特殊なフォントを使うと相手側で正しく表示されないことがあるため、明朝体やゴシック体などの標準的なフォントを使用してください。
Excel（セルはみ出し／印刷設定のズレ）
Excel形式のESは、入力枠（セル）がきっちりと決まっており、整然とした書類を作りやすいのが特徴です。
しかし、入力した文字数が多すぎると、印刷した際に枠からはみ出して文字が切れてしまうことがあります。
画面上では全部見えていても、印刷プレビューで見ると切れていることがあるため注意が必要です。
また、Excelは印刷範囲の設定が難しく、意図せず2ページ目に白紙のページが出力されてしまったり、縮小されて文字が小さくなりすぎたりすることもあります。
印刷提出が求められている場合は、必ず事前に「印刷プレビュー」を確認し、ページ内にきれいに収まっているかチェックしてから出力しましょう。
ダウンロードしたエントリーシートの提出方法（Web・メール・郵送・手渡し）
ESを作成できたら、次は提出です。企業によって提出方法はバラバラで、複数の方法から選べる場合もあります。
企業の指示が最優先ですので、案内をよく読み込んでミスなく提出しましょう。
1）Web（企業マイページ）から提出する
最近主流なのが、マイページ上のフォームに入力、または作成したファイルをアップロードする方法です。
入力フォーム型の場合、「60分でタイムアウト」などの制限があることが多いため、こまめに一時保存ボタンを押すか、メモ帳などで下書きを作ってからコピー&ペーストするのが安全です。
ファイルアップロード型の場合は、「PDF形式のみ」や「2MB以下」といった制限に引っかからないよう注意してください。
アップロード後にプレビューボタンがあれば、必ず文字化けやズレがないか確認しましょう。
2）メールに添付して提出する
ベンチャー企業や中小企業で多いのが、メール添付での提出です。ビジネスメールのマナーが見られるポイントでもあります。
件名は「エントリーシートのご送付（学校名・氏名）」のように、一目で用件と送信者がわかるようにします。
本文でも丁寧な挨拶を添え、添付ファイル名も「2026年卒_エントリーシート_氏名.pdf」のようにわかりやすくしましょう。
送信前には、宛先（To/Cc）の間違いや、ファイル添付し忘れがないかを確認してください。
また、件名や本文の書き方、添付ファイル名の指定があることも考えられるため、募集内容や案内メールを再確認しましょう。
3）郵送で提出する
手書きのESを郵送で提出する企業もあります。その場合、「必着（その日までに届く）」なのか「消印有効（その日の郵便局のハンコがあればOK）」なのかで、投函すべきリミットが変わります。
不安な場合は、追跡サービスがある「レターパック」や「簡易書留」を使うと、到着確認ができて安心です。
封筒は書類を折らずに入る「角形2号」を選び、表面には赤字で「エントリーシート在中」と書きましょう。
ビジネスマナーとして、書類だけを入れるのではなく、「送付状（添え状）」を一番上に付け、クリアファイルにまとめてから封筒に入れると丁寧な印象を与えられることもあります。
封筒の宛名、添え状の要否、折り方の指定がある場合も考えられるため、しっかり案内を確認して準備しましょう。
4）選考当日に手渡しで提出する
説明会や面接の会場で直接手渡すケースもあります。この場合、提出のタイミング（受付時なのか、採用担当者に直接渡すのか）は当日の指示に従いましょう。
カバンから出したESにシワが付いていると印象が悪くなってしまいます。
必ずクリアファイルに入れて持ち運び、渡すときは（指示がない場合は）封筒から出して、相手が読みやすい向きに整えてから、両手で差し出すのが一般的なマナーです。
エントリーシート提出前に何を確認する？最終チェックリスト
提出ボタンを押す直前、あるいはポストに投函する直前、最後のひと手間で致命的なミスを防ぐことができます。以下のリストを使って、最終確認を行ってみてください。
- 誤字脱字、変換ミスがないか
- 設問への回答になっているか（質問の意図とズレていないか）
- 文字数制限・指定形式・ファイル名ルールを守れているか
- 企業名・部署名・日付などの固有名詞が正しいか
- 送付先（マイページ/メール/郵送先）を間違えていないか
- 提出後に見返せる形でデータを保存しているか（PDF控えなど）
エントリーシートのダウンロードに関するよくある質問
ESのダウンロードに関するよくある質問に回答します。先に重要ポイントを知っておくことで、やり直しや間違いを防げることもあるため、一緒に確認していきましょう。
エントリーシートのダウンロード先がわからないときは？
まずは焦らず、「企業の採用公式サイト」「マイページのお知らせ・レターボックス」「説明会参加後のお礼メール」「就活ナビサイトの企業画面」を順番に確認していきましょう。
それでも見つからない場合は、募集要項に「ES配布時期」の記載がないか再確認し、配布期間中であれば採用担当窓口へメールや電話で問い合わせると確認が進みやすいです。
エントリーシートはスマホでもダウンロードできる？
スマートフォンでのダウンロード自体は可能ですが、Zip形式で圧縮されていたり、PC専用の入力フォームが含まれたPDFだったりすると、スマートフォンでは正しく開けない・入力できないことがあります。
レイアウト崩れのリスクも高いため、閲覧だけならスマートフォンでも構いませんが、作成や最終確認はできる限りPCで行うことをおすすめします。
間違ったエントリーシートを提出してしまったら？
提出後にミスに気づいた場合は、放置せずにできるだけ早く企業へ連絡しましょう。
「先ほど提出した書類に不備がありました。大変申し訳ございませんが、再提出させていただくことは可能でしょうか」と誠意を持って事情を伝えるのが一般的です。
システム上で再提出（上書き）ができる場合もありますが、一度提出するとロックされる仕様の企業も多いため、一般的には、正直に問い合わせるのが無難です。
エントリーシート提出までをスムーズにするために
エントリーシート（ES）は、入手先を特定したうえで提出期限を管理し、指定形式（PDF・Word・Excel）やファイル名ルールまで最初に確認しておくと、ダウンロードから提出までを迷いにくくなります。
提出直前は誤字脱字だけでなく、設問の意図に答えられているか、企業名などの固有名詞に誤りがないかまで見直してから提出すると安心です。
もし入手先が見つからない、志望動機や自己PRの方向性が定まらないなどで手が止まりそうなときは、学校のキャリアセンターなどに加えて、就活支援サービスの一つであるマイナビ新卒紹介のキャリアアドバイザーとの面談を検討するのもおすすめです。
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