OB・OG訪問の依頼の仕方 〜メールの書き方・電話のかけ方〜
OB・OGへ連絡を取る手段を見つけたら、その方へ訪問の依頼をします。ここでは、OB・OG訪問のアポイントをとるための依頼の仕方について一例をお伝えします。
依頼の手段としてふさわしいものは？
OB・OG訪問の依頼は、メールか電話で行うのがよいでしょう。しかし、急な電話は仕事を妨げてしまう可能性があるため、依頼は電話よりメールで行うことをおすすめします。
OB・OGとの間柄にもよりますが、忙しい中で時間を割いてもらうお願いをするので、失礼のない手段を選ぶことが大切です。
メールの書き方（例）
メールはビジネスマナーに沿って失礼のないように書くことが大事です。
以下で具体的に説明します。
宛先（To）
間違った内容を送信することのないように、件名・本文を書き終えてから、宛先のアドレスは最後に設定するとよいです。
件名
件名は用件を端的に伝えるために入れるのがマナーです。件名の入れ忘れには注意してください。
用件を文頭にいれ、その後に学校名・氏名を入れましょう。
宛名は、会社名・部署（分かれば）・氏名を書きましょう。
どうやって連絡先を知ったのか説明しましょう。
謙虚な姿勢でお願いしましょう。
署名をつけましょう。氏名・学校・学部・学科・学年・連絡先を書くとよいです。
電話のかけ方（例）
メールアドレスが分からない場合は電話をかけて依頼をしますが、電話でもマナーが重要です。
電話をかける前に気をつけること
電話をかける前に、次の3つの注意点に気をつけてください。
【1】静かで電波の安定している場所でかける
周囲がうるさい場所や、地下など電波の安定しない場所は声が聞き取りづらいため避けましょう。
【2】電話をかける時間帯を選ぶ
電話をかける時間は、相手のことを考えて選びます。
「忙しいと思われる始業後1時間以内」「昼休み中」「退勤している可能性のある終業時間以降」は電話をかけるのは避けた方がよいです。
【3】筆記用具を用意する
訪問の日程など、電話の内容をメモできるように筆記用具を準備してからかけましょう。
電話の流れ（例）
企業へ電話をかけるときの一般的な流れを見てみましょう。
- 相手
- 「はい。株式会社○○でございます。」
- 自分
- 「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学の○○と申します。」（※1）
「恐れ入りますが、△△様はいらっしゃいますか？」（※2）
- （※1）電話を取った人へ学校名・氏名を名乗る
- （※2）OB・OGへの取次ぎを依頼する
【取り次いでもらえた場合】
- 相手
- 「少々お待ちください。」・・・・「代わりました。△△です。」
→ OB・OGに取り次いでもらえた場合は
の流れへ
【不在の場合】
- 相手
- 「ただ今外出しております（席をはずしております／会議中です）。」
→ OB・OGが不在などの場合は
の流れへ
OB・OGに取り付いでもらえた場合
- 自分
-
「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○（学校名）の○○と申します。」（※3）
「○○さん（学校の就職課）にご紹介いただきまして、会社訪問のご依頼でお電話をさせていただきました。ただ今お時間はよろしいでしょうか？」（※4）
- （※3）OB・OGに対して学校名・氏名を名乗る
- （※4）電話した経緯と用件を簡潔に伝え、話す時間があるかを尋ねる
- 相手
- 「はい、いいですよ。」
- 自分
-
「ありがとうございます。
現在就職活動中で、御社に大変興味をもっており企業研究をしているのですが、ぜひ○○様にお話を伺えないかと希望しております。大変ご多忙かとは存じますが、短い時間で構いませんのでお話を聞かせていただけないでしょうか？」（※5）
- （※5）電話で話す時間をもらえたら、まずお礼を伝え、訪問のお願いをする
- 相手
- 「わかりました。それでは・・・・・」
- 自分
-
「お忙しい中ありがとうございます。それでは、○月○日○時に○○へお伺いいたします。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」（※6）
「それでは、失礼いたします。」（※7）
- （※6）訪問の約束が取れたら、お礼を伝え、約束の内容を復唱確認する
- （※7）相手が電話を切ったことを確認してから切る
OB・OGが不在などの場合
- 自分
- 「承知いたしました。いつ頃お電話を差し上げればよろしいでしょうか？」
- 相手
- 「○時頃にお願いできますか？」
- 自分
-
「承知いたしました。では○時頃に改めさせていただきます。」
「それでは、失礼いたします。」（※7）
- （※7）相手が電話を切ったことを確認してから切る。
OB・OG訪問の依頼の連絡はマナーをきちんと守り、謙虚な姿勢で行うことを忘れないようにしましょう。
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