エントリーシートが読みやすくなる！伝わる文章の書き方とは？

文字は適切な大きさ・楷書で丁寧に書く

本文の字は、小さすぎず、大きすぎず、見やすい大きさで、楷書体で丁寧に書きましょう。文字も人柄を印象付ける要素の1つです。

文字列はまっすぐに

文字列はまっすぐ、行間は平行になるように書きます。苦手な方は、記入する前に、定規を使って鉛筆で薄く罫線を引いてから書き、後で線を消しゴムで消すとよいです。

誤字、脱字がないよう注意

誤字・脱字はないように注意しましょう。漢字や送り仮名の間違いがないかどうか、自信のない字は必ず調べて書きましょう。修正液や修正テープを正式な書類に使用することは避けましょう。

です、ます調で書く

選考書類の文章は、「だ、である調」よりは「です、ます調」で書くことがおすすめです。

重要なところを強調する

太いペンで見出しをつけたり、もっとも言いたいことに下線を引いたりして重要な箇所を強調しましょう。読み手に「何を伝えたいのか」を一目瞭然で理解してもらうことが大切です。

箇条書きをうまく使う

いくつかの内容を羅列するときは、「（1）（2）（3）」など数字を用いて箇条書きにすると要点を整理でき、伝わりやすくなります。

一文は簡潔に短く

読みやすい文の基本はできるだけ短くすることです。「〜のため、」「〜ですが、」と一文を長々とつなげて書くと読み手に分かりづらくなります。

接続詞を多用しない

「また」「さらに」「それから」「そして」「しかし」などの接続詞が多いと、文章がだらだらと冗長になやすいです。もっとも伝えたいことが全体のどの箇所なのかわかりやすいように接続詞は多用しないようにしましょう。

不要な修飾語や誇張表現は削る

読みやすい文章にするためには、「たくさん」「いろいろな」「徹底して」などあってもなくても情報の重要性に関わらない不要な修飾語や誇張表現は削りましょう。直接受け答えをする場合と違って、書面では極力冗長な表現にならないよう気をつけましょう。例を見てみましょう。

赤字部分はカットしても文章の意味や情報の重みに影響しません。カットすることで要点を簡潔に伝えることができます。

あいまいな表現は避ける

「〜だと思います」「〜のようです」といったあいまいな言い回しはなるべく避けましょう。エントリーシートは自分の考えを述べるものであることが前提です。「〜です。」と断定的な言い方で問題ありません。その方が自信や確信を示すことができます。

わかりづらい例えは使わない

「私は何事もスポンジのように吸収します」のように、PRポイントなどを何かに例える表現はおすすめしません。うまい例えをするのは難しい上に、読み手にとってわかりづらいです。具体的な実績を一言で述べる方が簡単で、よりアピールにつながります。例えば、「TOEICの点数を1年で300点アップさせ、800点まで伸ばしました」といった具合です。

一般に通じない言葉は使わない

学生言葉やアルバイト先の社内用語など内輪でしか通用しない言葉を使用するのは避けましょう。

一般に誰が読んでも意味が分かる言葉以外は使わないように気をつけましょう。

略語は使わない

エントリーシートは正式な書類です。「バイト」は「アルバイト」、「ゼミ」は「ゼミナール」として、略語でなく正式名称で書きましょう。